KONTROLA ZUS W TWOJEJ FIRMIE - PIERWSZE KŁOPOTY

Kontrola przeprowadzana przez ZUS jest na tyle niebezpieczna jak inspektor kontroli który ją przeprowadza.

Generalnie wszyscy obawiają się kontroli Urzędu Kontroli Skarbowej, VAT+u itp. związanych z aparatem skarbowym. Mało kto zdaje sobie sprawe, jak przykre konsekwencje mogą być rezultatem kontroli ZUS w naszej firmie.

Ustawowo kontrola ZUS obejmować może zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek

Niby wygląda niegroźnie, a jednak w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:
1) badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
1a) dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
2) zabezpieczać zebrane dowody;
3) żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
4) legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
5) przesłuchiwać świadków;
6) przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli ZUS wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek, oznacza to, że sprawdzi Twój przebieg zatrudnienia od 1999 roku jeżeli bedzie to miało wpływ na rozstrzygnięcia ustaleń kontroli.

Kontrolowana firma, czyli my przedsiębiorcy jesteśmy zobowiązani:
1) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
1a) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
2) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
3) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
4) udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
5) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.
Powyższych czynności dokonać musimy nieodpłatnie. W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek, przedsiębiorca ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli ZUS żądane przez niego dokumenty.

Dlaczego kontrola ZUS może być niebezpieczna i fatalna w skutkach dla firm? Wymienię tylko kilka powszednich przykładów:
-ustalenia nieprawidłowych rozliczeń - i obowiązek skorygowania dokumentów rozliczeniowych (jeżeli powstaje niedopłata skłądek - obowiązek dopłaty naleznych składek),
-przekwalifikowanie umów o dzieło na umowy o zlecenie i naliczenie od wypłat wynagrodzenia za dzieło składek na ubeziecznia emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, często także Fundusz Pracy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
-stwierdzenie żle wystawionych za świadczeń dla potrzeb ubezpieczeń społecznych (Z-3, Rp-7) a co za tym idzie mozliwość stwierdzenia przez wydziały merytoryczne nadpłaty wypłaconych świadczeń i żądania zwrotu nienależnie otrzymanych zasiłków chorobowych, wypadkowych, macierzyńskich czy opiekuńczych. Podobnie gdy błedy są w RP-7 może to skutkować koniecznością wydania decyzji zamiennej określającej wysokość świadczenia czy to emerytalnego czy też rentowego. W sytuacji gdy wypłacano zawyżoną kwotę emerytury cz renty - wydział przyznawania emerytur i rent/ruchu emerytur i rent może żądać zwrotu nadpłaconych świadczeń.
-stwierdzenie w trakcie kontroli nowych okoliczności o których ZUS nie wiedział wcześniej mających wpływ na wydane prawomocne decyzjie przynające prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub też swiadczeń emerytalno-rentowych.
-stwierdzenie wadliwego mechanizmu outsourcingu pracowniczego - i tym samym zdefiniowania nowego pracodawcy na rzecz którego wykonywana jest praca (powoduje to odpis składek u jednej firmy i przypis składek w innej firmie),
-wyjawienie majątku skutkujące możliwością ustanowienie wpisu przymusowego w księgę wieczystą na nieruchomości lub ustanowienia zastawu na ruchomości (np. uniemożliwienie sprzedaży samochodów).

Jeżeli masz wątpliwość czy wszystko jest tak jak należy, możemy uczestniczyć w czynnościach kontrolnych jako osoba upowazniona. Możemy przygotować Cię na kontrolę zarówno okresową jak i doraźną (w sprawie krótkiego zatrudnienia, wysokiego wynagrodzenia na umowie o pracę i szybkiejniezdolności do pracy, wysokich zasiłków wypłacanych z ZUS, wyjawień majątku i innych skomplikoanych sytuacji kontrolnych.

Pomoże Ci w tym były inspektor kontroli ZUS - Daniel Kaparuk.

Nota inforacyjna: 

DANIEL KAPARUK - posiada wykształcenie administracyjne, doktoranckie w zakresie ekonomii, menadżerskie (MBA). Ukończył studia podyplomowe z zakresu prawa pracy (Uniwersytet Warszawski), zarządzanie BHP, studia przygotowania pedagogicznego, Skarbowość, Finanse i rachunkowość podatkową (Akademia Ekonomiczna w Katowicach). Obecnie studiuje także Executive Doctor of Business Administration w Instytucie Nauk Ekonomicznych Polskiej Akademii Nauk w Warszawie.

Posiada doświadczenie w pracy w charakterze wykładowcy (m.in. na rzecz Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, Sądów, Inkubatora Przedsiębiorczości, jednostek budżetowych i firm prywatnych), posiada ponad 17 letnie doświadczenie zawodowe w ZUS, w tym jako inspektor kontroli ZUS, doświadczenie w charakterze Doradcy Punktu Konsultacyjnego Krajowego Systemu Usług (KSU), specjalisty ds. BHP, księgowego, naczelnika wydziału rozbudowy miasta i inwestycji. Szereg lat prowadził własną działalność gospodarczą zarówno jako osoba fizyczna, a także w formie spółki prawa handlowego jako Prezes Zarządu, następnie Prokurent samoistny. Współpracował i realizował czynności zawodowe zarówno w administracji, samorządzie, fundacjach, prasie lokalnej oraz biznesie. Jest certyfikowanym specjalistą ds. BHP i prawa pracy, audytorem systemu zarządzania bhp, szerokie doświadczenia zawodowe wraz z wykształceniem stanowią znakomity fundament wiedzy o funkcjonowaniu systemów kontrolnych, prawa pracy, bhp, ZUS.